De kommunale arkivene dannes/skapes av flere årsaker:

• Offentlige virksomheter skal i følge arkivloven § 6 ha arkiv
• Som daglig hjelpemiddel for administrasjonen og politikerne.
• Dekke informasjonsbehov og dokumentere hvordan det offentlige forvalter ressursene
• Innbyggernes rettigheter til innsyn
• Av hensyn til ettertiden/historien.