Utlån av saksdokumenter skal alltid skje gjennom arkivtjenesten.

Utlån skal registreres i postjournalen eller på utlånskort som blir plassert på den utlånte mappa sin plass i arkivet. Når utlånt materiale blir returnert, skal arkivtjenesten avskrive utlånet.

Utlånt materiale skal normalt leveres tilbake innen 4 uker. Når saksbehandlingen krever at utlånstiden blir forlenget, må arkivtjenesten få melding om dette.

Utlånt materiale er låneren sitt ansvar til utlånet er avskrevet. Låneren må passe på at ingen dokumenter blir fjernet eller lagt til i en mappe, og at ordenen i mappen ikke blir ødelagt.