Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.
Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir bevart. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er registrert i sak-/arkivsystem eller riktig fagsystem. Saksbehandlerne skal derfor:
- Selv importere e-post i sak-/arkivsystem dersom den inngår i saksbehandlingen. Se rutine for sak-/arkivsystem.
- Ha ansvaret for at papirbasert sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivtjenesten for journalføring og skanning.
- Ha ansvaret for at all sakspost blir skrevet i sak-/arkivsystem eller riktig fagsystem. Fagsystem: Dersom saksbehandler journalfører og ekspederer selv, skal kopi av utgående brev og interne notater sendes til arkivtjenesten for arkivlegging. Disse reglene gjelder også faks og e-post.
- All saksbehandling skal skje i sak-/arkivsystem, eller i avdelingenes fagsystem. Saksbehandler registrerer selv utgående brev, registreringen autoriseres av arkivtjenesten.
- Fagsystem: Saksmapper som leveres til arkivtjenesten for arkivlegging, skal være renset for dubletter, notater o.l.
- Saksbehandlerne har ansvaret for at materiale de låner fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånsfristen er 4 uker. Når det er behov for å låne en sak over lengre tid, må arkivtjenesten få melding om dette. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet.
Se regler for registrering av saker
