Innfør faste arkivperioder for saksarkivet med nytt daglegarkiv og nye register.

1. Bruk skarpt periodeskille ved manuell journalføring.
2. Bruk overlappingsperiode for saker som strekk seg over periodeskilje ved elektronisk journalføring. Dette forutset at det i samband med periodeskiljet ikkje skjer grunnleggande endringar i arkivet (jfr. arkivforskrifta §3-13)

Rutiner ved overgang til fullelektronisk arkiv

1. Bruk skarpt periodeskilje
2. Lag to-vegs lenke mellom saker som er aktive ved periodeskilje og den nye saksmappa som blir oppretta etter etableringa av fullelektronisk arkiv.
3. Sett strek ved overgangen til fullelektronisk arkiv, saner journalbasen ved å legge sakene over i en egen sluttet historisk base. Basen skal være lukket for registering av nye saker.
4. Ta kopi av historisk journalbase og overfør til depot for langtidslagring.
5. Saner basen for elektronisk arkiv ved å skille ut alle avsluttede saker i en egen historisk base. Basen skal være lukket for skriving og lagring av nye saksdokumenter.
6. Kopi av historisk base overføres til depot for langtidslagring, jfr. arkivforskrifta §3-17.

Rutiner ved manuell journalføring og for fysiske (manuelle) arkiver.

1. Behold løpende saker ved periodeskillet i dagligarkivet.
2. Registrer disse dokumentene som utgåande i gammel journal.
3. Registrer dokumentene som innkommende i ny journal.
4. Legg henvisningskort over de løpende saker i arkiv som skal til bortsetting.
5. Foreta nødvendig arkivbegrensning og kassasjon i materialet som skal til bortsetting.
6. Sett kassabelt materiale i egne bokser merket med: Arkivskaper, kassasjon og årstall for kassasjon.
7. Bind inn møtebøker, protokoller, kopibøker og journaler som skal til bortsetting dersom dette ikke er gjort.
8. Merk hvert arkivstykke som skal til bortsetting med : Arkivskaper, arkiv, arkivkode og tidsperioden. Eks. "Formannskapet, møteprotokoll, 1999, sak 1-84"
9. Utarbeid arkivliste over alle arkivstykker med innhald som skal til bortsetting.
10. Sett vekk avmerka og listeført materiale, også journalar og andre registre.
11. Rydd samtidig opp i spesialarkivene ved bortsetting av uaktuelt materiale. Sett f.eks. vekk personalmapper for personale som har sluttet.
12. Gjenopptatte saker lånes ut frå bortsettings- eller fjernarkiv. Utlånte dokument settes tilbake etter bruk.

Rutiner for periodisering av elektronisk arkivdel 

1. Sett overføringsperiode (1.-2. år)
2. Saker som blir aktive i løpet av overføringsperioden beholdes i aktivt journalbase.
3. Sett strek etter overføringsperioden og saner journalbasen ved å legge avskrevne saker over i en egen sluttet historisk base. Basen skal være lukka for registering av nye saker.
4. Ta kopi av historisk journalbase og overfør til depot for langtidslagring.
5. Saner basen for elektronisk arkiv ved å skille ut alle avslutta saker i en eigen historisk base. Basen skal være lukka for skriving og lagring av nye saksdokumenter.
6. Kopi av historisk base overførast til depot for langtidslagring, jfr. arkivforskrifta §3-17.

Periodisering av sak/arkivsystem

I god tid før periodisering tek kommunen kontakt med systemleverandør og IKA Møre og Romsdal for nødvendig bistand. Sykkylven kommune skal normalt periodisere kvart 4. år – dvs. 1. januar etter kvart kommunestyreval. Dette gjeld arkivdelar for saksarkivet.

For saksarkivet er det ein overlappingsperiode på 2. år. I denne perioden avsluttar og avklarar ein aktive saker.  I ePhorte får arkivdelane som skal ha overlappingsperiode status O, dei nye arkivdelane som blir oppretta frå status A(aktiv). Saker i arkivdelar med status O som får tilført nye dokument i overlappingsperioden blir automatisk overført til den nye arkivdelen. Når overlappingsperioden er slutt skal det ikkje lenger overførast saker frå den gamle til den nye arkivdelen. Den gamle arkivdelen får då status B (bortsett ). Utrekk blir gjort i samarbeid mellom systemleverandør og IKA Møre og Romsdal – avlevering til depot.

 Periodisering av objektarkiv/spesialarkiv

Objektarkiva ( Elev,  Pers2, Koor, ) og spesialarkiva ( Bygg, Oppm og Land ) skal periodiserast einskildvis etter ei individuell vurdering. Det er viktig å ta omsyn til at sakene i desse arkivdelane kan vere aktuelle sjølv om dei har vore avslutta i lang tid.

Oversikt over arkivdelar - aktive og avslutta.