1. Sakshandsamar opprettar eit nytt saksframlegg i ePhorte og melder opp saka i alle utvala som saka skal handsamast i.

2. Sakshandsamar har ansvar for å få godkjent saksframlegget av leiar. Saker som skal til formannskapet og kommunestyret skal ha godkjenning frå rådmann. Utvalssaker som skal til dei andre utvala skal også ha   godkjenning frå rådmann.

3. Frist for å levere sakene til godkjenning av rådmann i ePhorte er 6 arbeidsdagar før møtedato.

4. Rådmann ( ev. via kommunalsjef eller einingsleiar ) skal gje tilbakemelding til sakshandsamar i løpet av dagen på om saka er godkjent eller om det må gjerast endringar. Saka må vere endeleg godkjent i ePhorte innan utgangen av dagen ( dvs. 6 arbeidsdagar før møtedato )

5. Sakshandsamar har ansvar for at sakene blir ferdig utreda tidsnok til at dei kan vere med på sakslista til utvalsmøtet,

    for at alle vedlegg ligg elektronisk i ePhorte og er knytt til saksutgreiinga, og for at rådmann har godkjent saksutgreiinga.

    Når sakshandsamar har fått tilbakemelding frå rådmann om at saka er godkjent, må han/ho endre status på saksframlegget frå reservert ( R ) til ferdig ( F ).

6. I tillegg må status endrast under fana "behandlingar" frå RE ( registrert som sak til utvalet, sakshandsaming pågår) til KL ( klar til handsaming ).

    NB! Utvalssekretær har ikkje ansvar for saker som har status RE og desse vil ikkje bli teken med på møteinnkallinga, så fremt ikkje anna er avtala.

    Det same gjeld om statusen på saksframlegget er R ( reservert ) og når det manglar vedlegg

7. Utvalssekretær startar arbeidet med å klargjere møteinnkalling ei veke før møtedato.

   Ho/han får saksframlegget fram på kølista for saker som er klare til handsaming i utvalet

   ( føresetnaden er at saksframlegget har fått status F og at statusen under "behandlingar" er sett til KL )

8. Det er ordførar/utvalsleiar i samråd med rådmann som bestemmer kva saker som skal opp i neste kommunestyre og/eller formannskapsmøte.

   For møter i levekårsutvalet og nærings- og utviklingsutvalet er det rådmann ( ev. kommunalsjef eller einingsleiar ) som bestemmer kva saker

   som skal opp på møte.

9. Når møteinnkallinga er klar, legg utvalssekretæren denne ut på kommunen si heimeside, og sender ein epost med lenke til denne sida til medlemmar og kjende vara til utvalet. Innkallinga skal vere sendt til utvalsmedlemmar ei veke før møtedato.

10. Ein papirversjon av saksdokumenta blir lagt ut til offentleg ettersyn på : rådhuset, biblioteket, Fønix og nærbutikkar. Likeeins på www.sykkylven.kommune.no