Rutiner på innsyn i papirarkivet - Ålesund og Ørskog - januar 2022

Ålesund

Byggesaksmapper - Hovedsakelig for internt utlån til ansatte i Ålesund kommune som har tilhold på Rådhuset. Originalmapper skal ikke sendes ut av Rådhuset, eller til innbyggere.

1. Den som skal ha mappe må opplyse om Gnr/bnr.
2. Gå ned i hovedarkiv (Reol 1-17) og let fram alle mapper på ønsket Gnr/bnr
3. Skriv utlån i utlånsboken og på et utlånskort (et utlånskort per Gnr/bnr)
   1. Utlånskortet går i arkivboksen (hvis bare et par mapper), ellers legges utlånskortet i hyllen hvis hele boksen lånes ut.
   2. Utlever byggesaksmappen(e)

Personalmapper – Kun for utlån til personavdeling, evt. De som har personaloppgaver på avdelinger. Ansatte får ikke utlevert egen personalmappe av Dokumentsenteret. Dette skal gå gjennom personalavdelingen.

Personal gamle Ålesund - Står i arkivskap i 3. etasje hos Dokumentsenteret. Eldre personalmapper kan stå på IKA. Ordnet på fødselsdato.

1. Let fram personalmappe i 3. etasje.
2. Skriv utlån i utlånsbok i 3. etasje, samt utlånskort.
3. Utlever personalmappe. Kopier kan sendes per post til eksterne lokasjoner.

Personal gamle Haram - Står i hovedarkiv (Reol 17-18), ikke listeført. Ordnet på etternavn.

1. Let fram personalmappe i hovedarkiv.
2. Skriv utlån i utlånsbok i hovedarkiv (egen del av utlånsbok merket “Personal”), samt utlånskort.
3. Utlever personalmappe. Kopier kan sendes per post til eksterne lokasjoner.

Personal gamle Skodje - Står i hovedarkiv (Østveggen B2 til B22). Ikke listeført. Ordnet på etternavn

1. Let fram personalmappe i hovedarkiv.
2. Skriv utlån i utlånsbok i hovedarkiv (egen del av utlånsbok merket “Personal”), samt utlånskort.
3. Utlever personalmappe. Kopier kan sendes per post til eksterne lokasjoner.

Personal gamle Sandøy - Det som var aktive personalmapper ved sammenslåingen i 2020 ble flyttet til hovedarkiv (Østveggen C86). Ikke listeført. Ordnet på etternavn. Øvrig personalarkiv avlevert til IKA.

1. Let fram personalmappe i hovedarkiv.
2. Skriv utlån i utlånsbok i hovedarkiv (egen del av utlånsbok merket “Personal”), samt utlånskort.
3. Utlever personalmappe. Kopier kan sendes per post til eksterne lokasjoner.

  Skolearkiv - For å kunne lete i arkivseriene så må en ha et minimum av informasjon:

• Navn på eleven i tidsrommet personen gikk på skole
• Fødselsdato
• Navn på skole(r)
• Klasse
• Hvilke år personen gikk på skolen 

Skolearkiv gamle Ålesund - storparten av skolearkivene for står hos IKA. Et fåtall står i hovedarkivet (Reol 81, 82, 85 og 86).

1. Let opp den aktuelle skolen i Excel-filene.
2. Sjekk arkivserier for elevarkiv/elevmapper.
   1. Hvis listeført på spesifikke elevnavn, be IKA om kopi av den aktuelle mappen
   2. Hvis listeført på en rekke bokstavrekker, be IKA om leting etter elevnavn, eller be IKA sette fram aktuelle arkivbokser for gjennomgang og kopiering.
   3. Sjekk arkivserier for saksarkiv etter aktuelle arkivkoder som “Spesialundervisning” og “Skademeldinger”, hvis eleven ber om “all informasjon”.
   4. Sjekk arkivserier for klasselister, vitnemål og karakterprotokoller.
   5. Sjekk arkivserien “Undervisning elevarkiv f. 1927-2000".
   6. Send e-post til postmottak@ikamr.no med forespørsel om innsyn og/eller kopiering av relevante mapper/dokumentasjon.
   7. Innhent arkivmaterialet fra IKA
   8. Videresend kopiert arkivmateriale til Sandra Borhaug hos Opplæring for gjennomgang og utsending. Gi beskjed til Sandra per e-post om at arkivmaterialet er på vei.

For materialet som står i hovedarkivet, bruk punkt 2, 3, 4 og 8. 

PPT - PPT ordner alt selv, så lenge de får innsynsbegjæringen i Websak.

Helsekort - Personer født fra og med 1991

Tilbakekalt serie fra IKA med helsekort for personer født fra og med 1991 står i hovedarkivet.

Diverse arkivserier med helsekort av nyere dato, samt helsekort for flyktninger etc. står for seg selv i hovedarkivet.

1. Sjekk arkivseriene for helsekort. Merk at de 100 første arkivboksene står i Rom 108, Reol 115. De resterende arkivboksene i serien står i hovedarkivet, Reol 19 og 20. Diverse helsekort står i Reol 17.
2. Ta kopi av dokumentasjon
3. Send dokumentasjon til kommuneoverlege for gjennomgang og utsendelse, henvis til innsynsbegjæring.

Hvis det er helsestasjon som ber om originalmappen, send denne til helsestasjonen og legg igjen et ark med når og hvor mappen ble sendt.

Hvis fødselsdato er eldre enn 1991, let opp navnet i arkivserien “Helserådet_f_1934_1991”.

1. Send e-post til postmottak@ikamr.no med forespørsel om innsyn og/eller kopiering av relevante mapper/dokumentasjon.
2. Innhent arkivmaterialet fra IKA
3. Send dokumentasjon til kommuneoverlegen for gjennomgang og utsendelse, henvis til innsynsbegjæring.

Pasientjournaler - Få pasientjournaler lagret hos kommunen. Unntaket er Idungården legesenter og Klipra legesenter (Legegruppen i Klipra) som står i hovedarkivet. Ikke listeført, ordnet på fødselsdato.

Resten av det som er lagret kommunalt ligger listeført under Moa og Skarbøvik legesenter, samt Psykisk helse og rus, klientarkiv.

Barnevern - Her må det letes i alle serier for å være sikker.

3 arkivserier står i hovedarkivet:

1. Sosial & Barnevern (Reol 61-70)
2. SOP-I-HOP (Reol 70)
3. Barnevern passivt arkiv (Reol 70-73)

Det må også letes i Passiv 21000-serien (Oscar) som står på IKA.

 Ørskog

 Ingen listeførte arkivserier i arkivdepotet på Sjøholt. Her må relevante arkivserier letes opp i bestandslisten for gamle Ørskog og deretter sende en forespørsel til Bente Gravem Holmeide om leting. Eventuelt ta turen selv til Sjøholt for leting hvis en må grave dypt i arkivseriene for å finne dokumentasjon.