Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Minimumskravene til arkivdepot er at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiv blir plassert et sted, at man har de nødvendige lokaler for å oppbevare arkivene, se depotlokaler og at det etableres rutiner for å følge kravene i arkivforskriften. Kommuner og fylkeskommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal depotordning.

Depottjenesten er ansvarlig for behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver. For innsyn i nyere arkiver, se:

Innsyn i offentlig postjournal

Kommunen har inngått avtale med Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS som depot for eldre og avsluttede arkiv. Denne ordningen innebærer at kommunen fortsatt har eiendomsretten til det avleverte materialet. Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS er ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene. Depotordningen reguleres av en egen depotavtale mellom kommunen og Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS. 

De mest sensitive personregistrene skal avleveres til Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS normalt senest 10 år etter at de har gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal være renset og arkivbegrenset. Det skal også være listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet omfatter. For nærmere regler for avlevering av personregister, se: