INNHOLD

Oversikt over alle arkivseriene i organisasjonen og hvilke administrative enheter de er tilknyttet.

STRUKTUR

Det anbefales å opprette en mappe for hver administrativ enhet som har arkiv fysisk plassert. Deretter kan man opprette arkivserien i mappen for den aktuelle administrative enheten ved hjelp av funksjonen ”ny arkivserie”. Eksempel på et oppsett kan være følgende:

Dokumentasjonssenteret

• Møtebok for ansettelsesutvalget
• Sakarkiv

Avdeling for akutt forurensning

• Forurensingsobjekter - bedrifter

Akutt medisinsk kontakt

• Personalarkiv
• Pasientarkiv

ANNET

Rekkefølgen mellom de administrative enhetene kan organiseres på den måten som er mest naturlig for arkivskaperen.

Det anbefales å ta utgangspunkt i allment arkivskjema når det gjelder rekkefølgen mellom arkivseriene innenfor de ulike enhetene. Allment arkivskjema er en mal anbefalt av Riksarkivaren for å bestemme rekkefølgen på arkivserier:

A Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l.
B Kopibøker
C Journaler og andre overgripende registre
D Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter hovedsystem
E Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter sideordnede system
F-O Spesialserier
P Personalforvaltning, medlemmer
Q Eiendomsforvaltning, inventar
R Regnskap
S Statistikk
T Kart og tegninger
U Fotografier, film, lydopptak
V Edb og mikrofilm
W Gjenstander
X Egenproduserte trykksaker
Y Andre utskilte arkivdeler, diverse
Z Referansemateriell (arkivlister, instrukser, avisutklipp etc.)

Dersom en arkivserie blir produsert i et elektronisk system kan man opprette koblinger mellom disse to i skjemaene (se under ny arkivserie/nytt elektronisk system)